Чем звонок лучше email-напоминания о мероприятии?

Письмо о вебинаре открывают двое-трое из десяти, остальные напоминания тонут в спаме и ленте уведомлений. Звонок снимают почти всегда. Робот успевает обзвонить всю базу регистраций за час до старта — там, где рассылка просто не дочитана.

Когда робот должен звонить, чтобы поднять явку?

Лучше всего работает связка из двух-трёх касаний: подтверждение участия сразу после регистрации, напоминание накануне вечером и короткий звонок за 15–30 минут до старта со ссылкой в мессенджер. Один звонок в день эфира поднимает доходимость заметнее, чем серия писем за неделю.

Что делать с теми, кто скажет роботу «не приду»?

Робот помечает их как отказ и убирает из последующих напоминаний, чтобы не раздражать. Заодно у вас остаётся честная цифра реальной явки — по ней планируют рассадку, количество мест на трансляции и нагрузку на менеджеров.

Приглашение на мероприятие обзвоном: как поднять доходимость

На вебинар зарегистрировались триста человек. В эфир зашли сорок. Картина знакома всем, кто собирает аудиторию онлайн: между кнопкой «записаться» и кнопкой «войти в трансляцию» теряется большая часть людей, которых вы привели рекламой. Приглашение на мероприятие, отправленное письмом, тонет в спаме и забывается за неделю до даты. А звонок накануне и в день эфира возвращает к экрану тех, кто уже почти махнул рукой.

Коротко

Голосовой робот обзванивает зарегистрированных, подтверждает участие и напоминает о мероприятии накануне и в день старта — доходимость на вебинары, конференции и распродажи растёт кратно без отдела прозвона.

Почему регистраций сотни, а доходят десятки

Регистрация ничего не стоит человеку. Он оставил телефон за неделю, получил серию писем «до встречи на вебинаре» и спокойно забыл. К дате у него своя жизнь: встреча, дедлайн, ребёнок заболел — мероприятие просто выпало из головы. Это не означает, что ему неинтересно. Это означает, что о нём не напомнили в нужный момент.

Email-напоминание о старте открывают в лучшем случае двое-трое из десяти. Пуш гаснет в ленте за минуты. Письмо вообще может уйти в «Промоакции» и не показаться человеку ни разу. А реклама за этот контакт уже оплачена — и каждый незашедший зарегистрировавшийся это деньги, которые вы потратили на пустое место в зале.

Звонок ломает эту логику. Трубку снимают почти всегда, а живой голос с конкретным «вы записались на завтра в 19:00, придёте?» работает иначе, чем строка в почте. Человеку приходится ответить здесь и сейчас — и сам факт ответа уже наполовину обязывает прийти.

Как робот ведёт зарегистрированных от записи до явки

Голосовой робот для приглашения на вебинар закрывает не один звонок, а всю цепочку касаний от регистрации до входа в эфир. Сценарий собирается под мероприятие, но логика почти всегда одна и та же.

Сразу после регистрации робот звонит подтвердить участие: проверяет, что человек действительно записался сам, называет дату и время, спрашивает, удобен ли формат. Тут же отсеиваются случайные и ошибочные заявки — их видно по реакции, и в дальнейшие напоминания они уже не попадают.

Накануне вечером — второй звонок. Короткий, по делу: напоминает, что завтра эфир, во сколько начало, и предлагает скинуть ссылку прямо в мессенджер, чтобы человек не искал её в почте. В день мероприятия, за 15–30 минут до старта, идёт третий звонок — последний толчок для тех, кто колеблется. Именно он чаще всего и переводит «посмотрю запись потом» в «ладно, захожу».

Тех, кто говорит «не приду», робот убирает из дальнейших напоминаний и помечает как отказ. Никакого давления, никаких пяти звонков подряд одному человеку. А у вас на руках остаётся честная цифра ожидаемой явки — по ней проще планировать, чем по числу регистраций, которое всегда врёт в большую сторону. Как робот ведёт такой диалог по базе, мы разбирали в материале про автообзвон клиентов.

Сколько это даёт в явке и в деньгах

Считается выгода без хитростей. Если из трёхсот регистраций после обзвона приходят не сорок, а сто двадцать, вы утроили аудиторию эфира, не докинув ни рубля в рекламу. Для платного вебинара или распродажи это прямой рост выручки: продают со сцены тем, кто до этой сцены дошёл.

Живой колл-центр на таком объёме либо не справится, либо съест всю экономику. Менеджер делает 60–80 звонков в день, робот — сотни в час, и накануне вечером он успеет обзвонить всю базу, пока люди ещё не легли спать. Триста контактов перед эфиром — это для него полчаса работы, а не три человека на телефоне до ночи.

На заметку

Доходимость поднимает не количество звонков, а их момент. Один звонок в день мероприятия даёт больше, чем серия писем за неделю до него. Поэтому связку лучше строить вокруг двух точек — накануне вечером и перед самым стартом, — а не заваливать человека напоминаниями всю неделю.

Не только вебинары: где ещё это работает

Механика «пригласили — подтвердили — напомнили — зафиксировали явку» одинаково ложится на любое событие, куда люди регистрируются заранее, а доходят не все.

Конференции и офлайн-мероприятия. Робот подтверждает участие, напоминает дату и адрес, уточняет, сколько человек придёт от компании — и вы планируете рассадку и кейтеринг по реальным цифрам, а не по списку записавшихся.
Распродажи и закрытые акции. Напоминание за час до старта о том, что цены действуют сегодня, возвращает на сайт тех, кто записался в лист ожидания и забыл.
Дни открытых дверей и мастер-классы. Школа, клиника, автосалон, фитнес — везде, где приглашают на бесплатное событие ради последующей продажи, явка решает всё.
Презентации продукта и демо. Робот подтверждает слот, напоминает накануне и отсеивает тех, кто передумал, чтобы менеджер не сидел в пустом зуме.

Объединяет их одно: однотипные напоминания в большом объёме, на которых живой менеджер выгорает, а робот не устаёт к трёхсотому набору. Похожую логику для образовательных событий мы описали в статье про автообзвон для онлайн-школы.

Хотите, чтобы обзвон шёл сам?

ТикТак обзванивает зарегистрированных, подтверждает участие и напоминает — на мероприятие доходит кратно больше людей.

Запустить первую кампанию →

Коротко

Разрыв между регистрацией и явкой — это деньги, которые вы уже потратили на рекламу и теряете на пустых местах. Письмо тонет в спаме, пуш гаснет, а звонок накануне и в день старта возвращает к экрану тех, кто почти отвалился. Голосовой робот подтверждает участие после записи, напоминает о дате и времени, отсеивает «не приду» и фиксирует реальную явку — на вебинары, конференции, распродажи и дни открытых дверей доходит кратно больше людей. А менеджеру остаётся то, ради чего его наняли: работать с теми, кто пришёл.